內部統制基本方針

東京海上ホールディングス 內部統制基本方針

當社は、會社法および會社法施行規則に基づき、以下のとおり、內部統制基本方針を定める。

1. 東京海上グループにおける業務の適正を確保するための體制

• (1)當社は、東京海上グループ経営理念に基づき、グループの事業を統轄する持株會社として、グループ會社の経営管理に関する基本方針を定めるとともに、取締役會への報告體制を確立することにより、グループ會社に対する當社の経営管理體制を整備する。
  • a.當社は、當社が直接的に経営管理するグループ會社（以下「子會社等」という。）と経営管理契約を締結することなどにより、子會社等の経営管理を行う。
    • 1.グループの経営戦略やグループ経営の根幹となる各種グループ基本方針等を子會社等に示す。
    • 2.子會社等による事業戦略、事業計畫等の重要事項の策定を當社の事前承認事項とする。
    • 3.子會社等による各種グループ基本方針等に基づく取り組み、事業計畫の実施狀況等を當社への報告事項とする。
  • b.子會社等以外のグループ會社の経営管理は、原則として、子會社等を通じて行う。
• (2)當社は、グループの資本配分制度に関する基本方針を定め、資本配分制度の運営體制を整備する。
• (3)當社は、グループの経理に関する基本方針を定め、當社の連結財務狀態およびグループ會社の財務狀態等を把握し、株主?監督官庁に対する承認?報告手続および稅務申告等を適正に実施するための體制を整備する。
• (4)當社は、グループの財務報告に係る內部統制に関する基本方針を定め、財務報告の適正性と信頼性を確保するために必要な體制を整備する。
• (5)當社は、グループの情報開示に関する基本方針を定め、企業活動に関する情報を適時?適切に開示するための體制を整備する。
• (6) 當社は、グループのITガバナンスに関する基本方針を定め、ITガバナンスを実現するために必要な體制を整備する。
• (7) 當社は、グループの人事に関する基本方針を定め、社員の働きがい、やりがいの向上、透明公正な人事および成果実力主義の徹底により、生産性および企業価値の向上の実現を図る。

2. 職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための體制

• (1)當社は、グループのコンプライアンスに関する基本方針を定め、コンプライアンス體制を整備する。
  • a.當社は、コンプライアンスを統轄する部署を設置する。
  • b.當社は、グループのコンプライアンス行動規範を定め、グループの役職員がこの行動規範に則り事業活動のあらゆる局面においてコンプライアンスを最優先するよう周知徹底を図る。
  • c.當社は、子會社等にコンプライアンス?マニュアルを策定させるとともに、役職員が遵守すべき法令、社內ルール等に関する研修を実施させ、コンプライアンスの周知徹底を図る。
  • d.當社は、子會社等に法令または社內ルールの違反が生じた場合の報告ルールを定めるとともに、通常の報告ルートのほかに、社內外にホットライン（內部通報制度）を設け、その利用につきグループの役職員に周知する。
• (2)當社は、被監査部門から獨立した內部監査擔當部署を設置するとともに、グループの內部監査に関する基本方針を定め、當社およびグループ會社において、効率的かつ実効性のある內部監査體制を整備する。

3. リスク管理に関する體制

• (1)當社は、グループのリスク管理に関する基本方針を定め、リスク管理體制を整備する。
  • a.當社は、リスク管理を統轄する部署を設置する。
  • b.當社は、リスク管理にあたって、リスクの特定?評価?制御、コンティンジェンシー?プランの策定およびモニタリング?報告のプロセスを基本とする。
  • c.當社は、子會社等の業態やリスクの特性等に応じた適切なリスク管理を會社毎に実施させる。
• (2)當社は、グループの統合リスク管理に関する基本方針を定め、格付けの維持および倒産の防止を目的としたグループ全體の定量的リスク管理を実施する。
• (3)當社は、グループの危機管理に関する基本方針を定め、危機管理體制を整備する。

4. 職務の執行が効率的に行われることを確保するための體制

• (1)當社は、グループの中期経営計畫および年度計畫（數値目標等を含む。）を策定する。
• (2)當社は、業務分擔および指揮命令系統を通じて効率的な業務執行を実現するため、職務権限に関する規程を定めるとともに、事業目的を達成するために適切な組織機構を構築する。
• (3)當社は、経営會議規則を定め、取締役、執行役員等で構成する経営會議を設置し、経営上の重要事項について協議?報告を行う。
• (4)當社は、內部統制委員會を設置し、グループの內部統制システムの整備について、各種方針?施策等の策定ならびに実施狀況の評価および改善に係る審議を行うとともに、総合的調整を図った上で推進する。
• (5)當社は、(1)～(4)のほか、當社およびグループ會社において、職務の執行が効率的に行われることを確保するための體制を整備する。

5. 取締役の職務の執行に係る情報の保存および管理に関する體制

當社は、文書等の保存に関する規程を定め、重要な會議の議事録等、取締役および執行役員の職務の執行に係る情報を含む重要な文書等は、同規程の定めるところに従い、適切に保存および管理を行う。

6. 監査役の職務を補助すべき職員に関する事項

• (1)當社は、監査役の監査業務を補助するため、監査役直轄の監査役室を設置する。監査役室には、監査役の求めに応じて、監査業務を補助するために必要な知識?能力を具備した専屬の職員を配置する。
• (2)監査役室に配置された職員は、監査役の命を受けた業務および監査を行う上で必要な補助業務に従事し、必要な情報の収集権限を有する。
• (3)當該職員の人事考課、人事異動および懲戒処分は、常勤監査役の同意を得た上で行う。

7. 監査役への報告に関する體制

• (1)役職員は、経営、財務、コンプライアンス、リスク管理、內部監査の狀況等について、定期的に監査役に報告を行うとともに、當社またはグループ會社の業務執行に関し重大な法令もしくは社內ルールの違反または會社に著しい損害を及ぼすおそれのある事実があることを発見したときは、直ちに監査役に報告を行う。
• (2)當社は、グループ會社の役職員が、當社またはグループ會社の業務執行に関し重大な法令もしくは社內ルールの違反または會社に著しい損害を及ぼすおそれのある事実を発見したときに、これらの者またはこれらの者から報告を受けた者が、當社の監査役に報告を行う體制を整備する。
• (3)當社は、當社およびグループ會社において、監査役に(1)または(2)の報告を行った者が、當該報告を行ったことを理由として不利な取扱いを受けることがないよう、必要な體制を整備する。
• (4)役職員は、ホットライン（內部通報制度）の運用狀況および報告?相談事項について定期的に監査役に報告を行う。

8. その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための體制

• (1)監査役は、取締役會に出席するほか、経営會議その他の重要な會議または委員會に出席し、意見を述べることができるものとする。
• (2)監査役は、重要な會議の議事録、取締役および執行役員が決裁を行った重要な稟議書類等について、いつでも閲覧することができるものとする。
• (3)役職員は、いつでも監査役の求めに応じて、業務執行に関する事項の説明を行う。
• (4)內部監査擔當部署は、監査に協力することなどにより、監査役との連攜を強化する。
• (5)當社は、監査役の職務の執行に係る費用等について、當社が監査役の職務の執行に必要でないことを証明したときを除き、これを支払うものとする。

9. 改廃

本方針の改定および廃止は、取締役會において決定する。ただし、軽微な修正は経営企畫部長が行うことができる

以上

• 2006年 5月 2日制定
• 2007年12月17日改定
• 2008年 7月 1日改定
• 2010年 4月 1日改定
• 2011年 4月 1日改定
• 2013年 7月 1日改定
• 2015年 4月 1日改定
• 2019年 4月 1日改定
• 2020年 4月 1日改定
• 2021年 4月 1日改定